会議運営と会議録・議事録作成のためのコツのまとめ

　

こんにちは。カナ文字工房の関香奈枝です。

今回は、「会議運営と会議録・議事録（議事概要）作成のためのコツのまとめ」というテーマで、話を進めていきます。

以前は資料を読み上げるだけの会議やあいさつとプレゼンがやたら長い会議は多かったですが、2020年に新型コロナウイルス感染症がはやりだしてからは様子が変わりました。

会議の出席者から、感染対策の一環として事前の資料配付や所要時間短縮を求めることが増えてきたからです。

会議を短縮するコツとしては以下のことに気を付けて運営すると、短い時間ながらも満足のいく運営ができるかと思われます。

このホームページでもいくつか会議運営のちょっとしたノウハウや会議録・議事録（議事概要）のまとめ方を記事にしてきましたが、一覧ページにしてみましたので、ご利用いただければ幸いです。

会議の所要時間短縮のコツ

・会議短縮のための方法を知っておく

・ビデオチャットシステムの操作に慣れておく

会議録音をきれいにするためのコツ

・対面での会議をきれいに録音する方法を知る

・オンラインでの録音方法を知る

・PCキャプチャソフトの使い方を知っておく

・録音する会場は、なるべく関係のない音や発話が入らない場所を選ぶ

・自撮り棒とスマホを併用し、マイクのように利用することで雑音が入ることを防ぐ

・コロナ禍における、換気しながら会議を運営する方法を知っておく

機材の使い方を知り、操作に慣れておく

・『iVCam』（スマホをウェブカメラに代用するアプリ）

便利な機能やショートカットキーを知っておく

・Altキーの利用例

・ファンクションキーとアプリケーションキー、ショートカットキー一覧

・Wordの検索と置換、マクロの使い方を知る

会議録・議事録、議事概要作成のコツ

発言者と発言内容を特定しない議事概要を作成するコツ

・会議録・議事録（議事概要）のフォーマットを準備する

・会議録・議事録（議事概要）の作成方法を知っておく

・発言者と発言内容を特定する会議録・議事録の作成方法も知っておく

発言内容と発言者を特定する会議録・議事録作成のコツ

・発言内容と発言者を特定できる議事録の作成を楽にする！会場録音からテープ起こし・文字起こし、一連の流れを知る

・音声認識アプリだけでテキスト化・文字化をするのは危険だと知っておく

外注する際の注意点と料金節約のための方法

・議事録作成、講演会録をプロに外注するメリットを知る

・おおよそのテープ起こし・文字起こし代金を知りたい場合、電卓を使って音声の時間計算を楽に行う

・データによる会議資料の提供すると料金節約になる場合があるので、できるかぎり用意する

・動画からテープ起こし・文字起こしをご依頼いただく際に知っておくことを理解する

・なるべく雑音や環境音、周囲の関係ない人の発話が入らないように録音する

・会議中に反対意見が多い人がいたり、大きな声を出す人がいて困ったりする場合は、録音すると宣言するだけで静かにしてもらえるかも？

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

この記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。

もしあなたが会議運営のちょっとしたノウハウに興味があるようでしたら、ほかの記事もお読みいただけたらうれしいです。