テープ起こし・文字起こしの書き起こし原稿や単語登録データを安全に保存するため、複数の場所へのデータバックアップは重要です！
こんにちは。カナ文字工房の関 香奈枝です。
今回は、「作業中の書き起こし原稿や単語登録データを安全に保存するため、複数の場所へのデータバックアップは重要です！」ということについて、お話を進めていきます。
この記事を読むとデータのバックアップを複数箇所にすると安全に原稿を保存してスケジュールどおりに原稿を仕上げられるコツが分かりますので、最後までお付き合いいただけたらうれしいです。
原稿や音声素材は、複数箇所に保存しよう
あなたは、テープ起こし原稿をどのぐらいの頻度で上書き保存されているでしょうか。
また上書き保存する場合、どこに保存しているでしょうか。
それと保存されている箇所は、いくつでしょうか。
ファイルを1カ所だけに保存するのは、大変危険です。
例えば保存先ファイルが使えなくなった場合は最初から作業がやり直しになってしまい、費やした時間も、労力も、無駄なものとなってしまうのです。
特に作業終了間近なのにファイルが呼び出せなくなってしまうと、納期遅れの原因となってしまいます。
このようなことは、保存する場所を複数に分けておけば防げるのです。
万が一に備え書き起こしファイルは必ず複数の場所にバックアップすることとちょっと手間をかけるだけで、その後の無駄な労力と時間を節約できます。
また安心にもつながり、ひいては健康状態に大きく影響します。
複数の保存先って、具体的にどことどこなの？
さて、ここまでデータのバックアップがとても重要であるとお話を進めてきました。
ここでは、保存先をどうするかについて記します。
保存先を複数にする場合は次のような例が考えられますが、人それぞれだと思いますので、ご自分に合った場所を探してみてください。
・デスクトップと外付けハードディスク
・マイドキュメントとクラウド上のファイルストレージ
・デスクトップとレンタルサーバー内
私の場合は、デスクトップにフォルダを作成し、音声と書き起こし原稿が一緒に保存できるようにしております。
そして、そのデータを外付けハードディスクに保存しています。
書き起こし作業を行う際は、デスクトップにあるデータを使用しています。
なぜデスクトップに音声や書き起こし原稿を保存しておくかというと、USBメモリーやクラウド上のファイルストレージにあるファイルを使うよりも書き起こしソフトの反応が素早くなるからです。
あなたのパソコン環境や書き起こしソフトの反応は変わると思いますので、ご自分の環境ではどのような保存状態が適切かを探ってみるのも一つの方法です。
パソコン自体のバックアップを取ろう
ここまで、テープ起こし原稿のバックアップについてお知らせしました。ここでは、パソコン自体のバックアップがいかに大切かということについて話を進めます。
パソコン自体のデータはどこに保存されている？
パソコンのソフトやデータは、パソコン内のドライブCに保存されています。パソコン自体のバックアップを取るには、どうしたものでしょうか？
実は、パソコン内のドライブCに保存されているデータは全て、Windowsの設定をちょっと変えるだけで児童で外付けハードディスクに保存しておくことができます。
いちいち手動でパソコンを操作する必要もないので、面倒がらずにパソコンの設定してみるととても便利です。
詳しくは、PC をバックアップおよび復元する（Microsoftのページ）を参照してください。
バックアップデータは、ハードディスク交換時にも役立つ
もしパソコンが故障した場合、ハードディスクを交換しなければならないことがあります。
ハードディスク自体は、修理工場で簡単に交換することができますが、交換後のハードディスクには今までのデータは何も入っていません。
パソコンのハードディスクのバックアップを取っておかないと、大事なデータが全てなくなってしまいます。
パソコンのハードディスクは、急に壊れることが多いもの。
ハードディスクを交換しても再び以前と同じ状態でパソコンが使えるように備えておくのは大事だと、私は体験を通して感じています。
以前、私のパソコンはハードディスクが壊れ、パソコンが動かなくなってしまったことがありました。
メインパソコンが壊れた際、サブパソコンがあったので取りあえず仕事は終えることができました。本当に助かりました。
しかし、サブパソコンもいつ壊れるか分かりません。
在宅で仕事を進めていくには、リスク回避のために複数のパソコンを持っていることがとても大事なことです。
そこで私はメインパソコンを修理に出すことにしましたが、以前からハードディスク交換に備えてパソコン自体のバックアップを取っておいていましたので、安心してハードディスク交換を依頼することができたのを覚えています。
待つこと数週間、ハードディスクを交換したパソコンが修理工場から自宅に戻ってきました。
そして修理済みパソコンに自分が利用するソフトウエアを再度インストールし、バックアップデータを入れたところ、以前のパソコンの状態を再現することができたのです。
もしパソコンのバックアップがなかったらデータは全て消去され、困った状況になっていたでしょう。
このときほど、パソコン自体のバックアップを取っておいて本当に助かったと思ったことはありません。
こういった体験から、私はパソコン自体のバックアップを取っておくのは非常に重要だと個人的に思っています。
これからも、パソコン自体のバックアップは続けていこうと思います。
単語登録データを保存しよう
ここまで、パソコン自体のバックアップの重要性について話を進めてきました。
ここからは、単語登録データのバックアップについてお話しします。
単語登録データは、どこに保存できるの？
単語登録データは、パソコン以外の任意の場所に保存することができます。
例えば、外付けハードディスクにユーザーのデータを保存しておけば、今お使いのパソコンが壊れてしまったり、ほかのパソコンに買い換えたりする際にも安心です。
あらかじめ保存しておいた単語登録データを利用して、問題なく今までと同じようにPCを使うことができます。
どうやって、ユーザーデータのバックアップを取るの？
単語登録データを保存することは、比較的簡単な操作手順でできます。
ですので、いざというときのために単語登録データを外付けハードディスクなどに保存しておくと安心です。
日本語入力システムの種類によって保存の仕方が違いますのでここでは具体的な手順については説明しませんが、取扱説明書を参考に設定してみてください。
ATOKでの手順説明は別記事でお伝えしておりますので、合わせてお読みいただけたらうれしいです。
パソコン1台だけにデータ保存するのは危険
PC1台だけに単語登録データを保存しておくのは、危険です。
普段使っているパソコンが何らかの状態で使えなくなったり、あるいは間違って自分でユーザーのデータを消したりしてしまった場合、単語登録データを作り直さなければならなくなってしまうからです。
私が初めてATOKを鍛えた時には、使いやすい状態になるまでに数カ月かかりました。
せっかく手間暇かけて鍛え上げた単語登録データですから、どんな状況になっても今までの状態を維持して使えるようにしておきたいものです。
大容量の保存ができる外付けハードディスクドライブを利用する
原稿や音声素材のデータ、パソコンのドライブCや単語登録データはとても大事なものです。
今まで積み上げてきたデータをこの先も使い続けられるよう、バックアップは必ず取っておきましょう。
外付けハードディスクは、家電量販店などで手に入ります。
データの容量はさまざまですが、大容量を保存できるものを選ぶと動画などデータの大きいものも保存しておけるので、最低一つは持っておくと便利です。
ただし、個人的には500GB程度のものをCドライブの保存用とし、1TBなど大容量のものを動画保存用とするなどして併用するのが使いやすいと思います。
理由は、PCのCドライブのデータを定期的に自動で保存する設定にしたところ、スリープ状態を解除する際に不具合があったからです。
特にバスパワータイプのハードディスクを利用したところスリープ状態からPCの電源が落ちてしまい、再度電源投入しないとならなかったのでいちいち面倒に感じました。
この記事を書いたきっかけ
まだこの仕事をして駆け出しのころのこと、私はもうすぐ作業終了という時にファイルを消してしまったことがありました。
納期間近だったので急いで作業をしなければならず、作業は無事に終わったものの疲れ果ててしまい、ほかの仕事をするのにもとてもつらい思いをしながら進めなければなりませんでした。
もしファイルを複数箇所に保存していれば睡眠時間を確保でき、体調を維持しておくことができたでしょう。
健康状態を保つためにも、ファイルのバックアップをすることはとても大事だなと実感した体験でした。
体調を維持しておくための手間は惜しまず行うと、結果的に周囲の人に貢献できるようになれると個人的に思います。
この記事をお読みのあなたにはしっかりとバックアップを取って、きちんと眠る時間を確保されることを願っております。
今回はバックアップの重要性について、お話を進めてきました。
最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。
この記事が、あなたの何かに役に立てば幸いです。
