テープ起こし・文字起こし、手書き原稿の入力代行者、関 香奈枝

誰にも依頼せず自力で楽にできる!小さな会議の会議録・議事録(議事概要)、作り方をご紹介

2021/04/05
 
この記事を書いた人

1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。
地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。趣味は洋裁、読書。

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1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。
地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。趣味は洋裁、読書。

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自己紹介 1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。 地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。 前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。 趣味は洋裁、読書。

こんにちは、カナ文字工房の関香奈枝です。

今回は『誰にも依頼せず自力で楽にできる!小さな会議の会議録・議事録(議事概要)、作り方をご紹介』というテーマで、話を進めていきます。

あなたは会議録・議事録(議事概要)には何を書くかを、はっきりと理解できているでしょうか?

私自身、今の仕事をするまでは、何となく前任者の作ったものをまねて作成していました。

周囲から特に何か苦情が出ませんでしたが、本当にこれで大丈夫なの?と、不安だったことを覚えています。

当時の立場だと外注することもできないので、頑張って自力で作成しておりましたが……。

多くのテープ起こし・文字起こし代行者は発言を記録するのが仕事のため、議事概要作成まではいたしておりません。

なぜなら、議事概要を外部の人間が作成すると会議関係者と認識がずれ、本当の決定したこととは違う記録をして混乱させるなど、ご迷惑をかける可能性が考えられるからです

自分の時間は足りない、かといって議事概要作成のように依頼先が見つからない場合には、他人に依頼しなくても議事概要をまとめられる方法を知っておかれると便利です。

この記事を最後まで読むと自力で楽にできる小さな会議の会議録・議事録(議事概要)の作り方が理解できるようになりますので、ぜひ最後までお読みいただければと思います。

今回この記事をまとめるにあたって参考にした書籍も最後に記載しておりますので、ぜひご覧ください。

小さな会議では、会議録は簡潔なものが求められる

小さな会議では、発言一つ一つまで詳細にまとめることは少ないです。

だらだらと長文が続く文書では読み手に負担をかけますし、そもそも手に取ってもらいにくいものです。なるべく早く情報共有するためにも、内容を簡潔にすることが大切です。

修繕積立金で修繕を行うなど意思決定のプロセスも記録する必要がある場合は別ですが、ほとんどの場合、議事概要によって内容を素早く的確に理解できることのほうが優先されます。

それと作成者の能力によって文書レベルが違ってしまうことを防ぐため、会議体で議事概要のまとめ方ルールをある程度決めておくことも一法です。

それぞれの団体でフォーマットを事前に作っておくなど、工夫しておきましょう。

それにより、会議中に議事概要をまとめられることも増えてきます。

私はとある地方自治体で事務員をしていたことがありますが、当時読んだ議事録は長くて読むこと自体が苦痛だったことを覚えています。

また住民の方々との会議での議事録を欠席者にお送りしても、漢字が多いうえに言葉が難しく、内容が入ってこないため口頭での説明を求められることは少なくありませんでした。

このことから、漢字が少なくて簡潔な言葉で物事を伝えることの大切さを痛感しています。

対面での会議、時間短縮のために先に共有しておきたいこと

2019年までは資料読み上げやあいさつに時間がかかることが少なくなかったのですが、2020年以降、コロナ禍により会議時間短縮が求められるようになりました。

会議短縮のためにはさまざまな工夫がありますが、対面でする小さな会議では話があちこちに飛んだり関係のない話が続いたりしやすいため、以下のことを先に共有するとスムーズに会議が進行するようです。

・開催日時、終了時間・・・遅刻厳禁、最低何分前には集合完了することなども記載すると、会議を時間どおり始められて時間のロスがなくなります。

・開催場所

・参加予定者、中途入場および退場者、欠席者

・話し合う内容

・事前準備のためのお願い・・・データや資料を先に提出してもらうなど、会議の前に準備しておいてほしいことを記載します。

やたら質問を繰り出す参加者がいて荒れると予想される会議では、質問を事前にまとめておいてもらうことや質問に対する回答は一括して返答するなど、質疑応答の進め方についての言及をしておくことも有効です。

ほかの会議短縮の工夫は、以下の記事もご参照ください。

楽に発言者や発言内容を特定しない議事録(議事概要)を作るための補助として使えるiPhoneアプリ、『Recoco』

2020年現在、会議終了と同時に発言者と発言内容を特定する議事録(議事概要)作成は不可能。議事概要を素早く作成する方法は?

テープ起こし・文字起こし屋が考える、会議時間を短縮する方法

 

小さな会議の議事概要、記載する内容は?

主な記載内容は以下のとおりです。

会議によって省略可能なものもありますので、ご自分の運営する会議に合わせて記載内容を変えてみましょう。

・開催日時
・開始時間および終了時間
・開催場所
・出席者、途中入場者と途中退場者、欠席者
・議長、書記、議事録署名人の選出
・定足数および会議成立の宣言
・報告事項
・審議事項
・決定事項
・保留事項
・連絡事項
・次回の会議予定日時および予定内容
・議事録署名人よる署名ページ
・添付資料名および枚数の記載
・記録者名

フォーマットの例

以下はダウンロードして、そのままお使いいただいて構いません。

もしよろしければ、ご利用ください。

議事概要フォーマット(.docx)

議事概要フォーマット(.pdf)

出典書籍

少し前の書籍ですが、簡潔で分かりやすかったので書籍名を記載しておきます。図書館でも無料で探せるかも?

株式会社の大きな会議では、以下の書籍も参考になります。
実務者が机に1冊は置いておきたい書籍ですね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。この記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。
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ご依頼、お問い合わせは以下からどうぞ。

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