テープ起こし・文字起こし、手書き原稿の入力代行者、関 香奈枝

会議中に反対意見が多い人がいて困っていませんか?発言者や発話内容特定に議事録作成用に録音すると宣言するだけで、静かにしてくれる可能性がありますよ

2021/05/16
 
ICレコーダーとPC
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1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。
地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。趣味は洋裁、読書。

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1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。
地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。趣味は洋裁、読書。

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自己紹介 1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。 地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。 前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。 趣味は洋裁、読書。

こんにちは。カナ文字工房の関香奈枝です。

今回は「会議中に反対意見が多い人がいて困っていませんか?発言者や発話内容特定に議事録作成用に録音すると宣言するだけで、静かにしてくれる可能性がありますよ」というテーマで、話を進めていきます。

あなたが所属する会社や団体では、会議中に反対意見が止まらない方がいて話し合いがまとまらずに困っていませんか?

会議中に怒鳴る人がいたりして、精神的につらくはありませんか?

今回はテープ起こし・文字起こし業者の、意外で安心を得られる使い方の一例をご紹介します。

この記事を最後まで読むと少しでも会議運営の安心につながるかもしれませんので、ぜひ最後までお付き合いいただけたらうれしいです。

 

あなたの所属する場所にもいるかもしれない、会議を荒らす人

人間が集まれば意見の対立はつきものですが、多くの人は会議を荒らしたりはしません。

大声を出したり会議を荒らしたりすることは、決して生産的な行為ではないですからね。

しかし中には反対意見を延々と述べたり、議長の制止を振り切って発言をし続けたり、怒鳴って発言することで自分の言い分を通そうとしたりするなどの困った人も存在するのも事実です。

そんな人たちに振り回されて、心優しいあなたは疲れ切っていませんか?

あなた自身やほかの参加者が追い込まれて精神を病んでしまうような話し合いは、誰も幸せにはしません。

誰もが安全に会議に参加できなければそれはもはや会議とは言えないと思いますから、ご自分たちでも対策を取ることが重要です。

そんなつらい会議を少しでも楽にするために、録音と発言者と発言内容を特定するためのテープ起こし・文字起こしはお役に立てることがあります。

一体、どのように役立つのでしょうか?

以下に、私がテープ起こし・文字起こし代行者として感じた会議内容を録音・文字化する際の注意点とメリットを記していきます。

 

注意点:会議開始時に、発言が録音されることを宣言しておく

不要なもめ事を防ぐためにも、会議開始の段階で「今回の発言内容は録音され、文字化されます」と宣言しておくことが必要です。

この宣言をしておくと録音すると取り決めをした事実が残るため、録音行為そのものについてのもめ事を未然に防ぐことにつながりますし、ほか参加者の安心感も増します。

相手方も発言に気を付けてくれる可能性が高まりますので、会議が荒れることを防げるかもしれません。

 

なぜ発言を録音すると宣言する必要があるのか?

最近では簡単に長時間録音できる機材が登場してきたため、録音しておいた会話を後日ネットを使って世間にさらすことができてしまうような恐ろしい時代になりました。

報道で発言が一部切り取られて繰り返し流されたり、報道されないまでも個人ブログやSNSで広まってしまうなどして大きな影響があるのを目にする機会が増え、私も心を痛めております。

録音すること自体はただちに違法とはなりませんが、相手方に黙って録音した事実が分かれば「なぜ録音したんだ!そんなことは聞いてない!おかしいじゃないか!」と言われ、さらなるもめ事の原因になるかもしれません。

また、ほかの参加者から「黙って録音するなんて、私たちまで何か疑われてるのかしら?」と余計な疑念を持たれてしまうなど、その後の会議の運営に支障が出ることが考えられます。

お互いに気持ちを穏やかに会議を進めるためにも、違法性を疑われないためにも、最初に録音すると宣言することはとても重要なのです。

 

録音や発言記録を残すことのメリット

録音や発言記録を残すことは必ずしも参加者全員が静かにしてくれないかもしれませんが、発言内容を録音して文字化しておくことは以下のようなメリットがあると感じています。

もし会議を荒らす人への対応に困っている場合には、そのメリットを知っておくだけでも安心につながるのではないでしょうか?

・理不尽な要求や意見を減らし、会議参加者の心理的負担を減らすことができる

・参加者同士の行き違いを減らし、トラブルを未然に防げる

・会話を録音し文章化されると事前に伝えることで不用意な発言を防ぎ、また発言を穏やかにしようという気持ちが働く

・発言記録の作成を外注することは、さらなる抑止力につながる

もしあなたの所属する団体で困った参加者がいたならば、録音と文字化することを宣言したうえで会議運営をするのは何かの役に立つかもしれませんので、少しでも参考にしていただけたらうれしいです。

 

この記事を書いたきっかけ

2021年2月、ニュースを見ていたら会話を録音したものを週刊文春(電子版)が公開したと流れていました。

総務省は18日の衆院予算委員会理事会で、秋本芳徳情報流通行政局長が放送事業会社「東北新社」に勤める菅義偉首相の長男と会食した際のやりとりだとして週刊文春(電子版)が公開した音声について、一部が事実とみられると認めた。ただ衛星放送の許認可にかかわる言及があったかどうかは、秋本氏が「記憶にない」としているとして、明らかにしなかった。野党は「組織ぐるみの隠蔽いんぺいだ」と反発。首相の長男の参考人招致を求めた。

引用元:「「私の音声かと…」菅首相長男と会食時の録音、総務省幹部が一部認めるが衛星放送の話題は「記憶にない」」(東京新聞)

このニュースを聞いていて会話録音をする自体に違法性はないのか?そもそもその録音って証拠になるのか?と思ったことと、よく私の所へお問い合わせいただく方々が「これからもめるかもしれないから、会議内容を録音しておきたい」と前置きしてお話しされることが多いことを思い出したため、今回の記事をしたたためるに至りました。

また、録音が違法かどうかについては以下の記事も参考にさせていただきました。

執筆者の方、ありがとうございます。

相手に無断で会話を録音した場合は違法?証拠になる?(岩熊法律事務所 弁護士コラム 2018.10.05)

職場で”会話をこっそり録音”はアリなのか(PERSIDENT Online、2019年7月27日 11:00、PRESIDENT 2019年6月3日号)

 

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今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。

この記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。

ほかにも会議運営のちょっとしたノウハウをまとめておりますので、ご覧いただけるとうれしいです。

 

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