Excelで作成するテープ起こし・文字起こし原稿、作成が少し楽になった方法

　

こんにちは。カナ文字工房の関香奈枝です。

今回はExcelで作成するテープ起こし・文字起こし原稿、作成が少し楽になった方法というテーマで、話を進めていきます。

この記事を最後までお読みいただくと、私がExcelでテープ起こし・文字起こし原稿を作成した際に楽にできた手順例が分かりますので、ぜひお付き合いただければ幸いです。

Excelで納品依頼があった場合の原稿作成方法

今回は、以下の仕様だった場合の手順を例にお伝えします。

ファイル形式→Excel形式（.xlsx）

聞き取り不明瞭箇所→青色に色付け

聞き取り不能箇所→★★と表記してオレンジ色に色付け

英数字→全て半角

準拠辞書→『記者ハンドブック』

そのほかの処理→話者名と発話内容は列をタブ記号（以下、「⇒」と表記）で区切る

使用したもの

・Word（お手持ちのバージョンのもので構いません）

・Excel（お手持ちのバージョンのもの構いません）

・任意のテキストエディタ

・Just Right!6　などの校正ソフト（なくても構いません）

具体的な手順

１　Word形式で原稿作成をする（お好みで、この手順は飛ばしてテキストエディタで作業いただいても構いません）

私は手慣れたソフトのほうが作業を進めやすいので、Word形式で原稿作成をしていきました。

Word形式で原稿作成するのは、コメント機能を使って語句の検索元のメモをしておくためと作業時間の短縮、ミスを防ぐためです。

（１）列が分かれる箇所を「⇒」で仕切って入力し、色付け箇所を任意の記号で囲んでおく

（入力例）話者名と発話内容を区切る、★★が聞き取り不能、●が聞き取り不明瞭箇所とした場合

（２）表記揺れや誤字脱字のチェックを先にしておく

Wordの校閲機能やJust Right!6など校正ソフトを使い、表記のチェックを行いましょう。

手慣れたソフトで作業したほうが、ミスを防ぎやすくなります。

（４）　Wordのコメント表示を非表示にし、テキストエディタにコピー・アンド・ペーストします

テキストエディタに書き起こし原稿が貼り付けされます。

※コメントを非表示にするのを、必ず行います。

コメント表示したままだとテキストエディタの貼り付け結果には余計な半角スペースが挿入されますが、コメントを非表示にすれば余計な半角スペースが入ることをを防げるからです。

２　テキストエディタに原稿を貼り付け後、そのままExcelにコピー・アンド・ペーストします。

※必ずテキストエディタに貼り付け後の原稿を、Excelにコピー・アンド・ペーストします。

Word形式をテキストエディタにそのまま貼り付けると原稿が乱れる原因となりますので、ご注意ください。

３　Excelにコピー・アンド・ペースト後に★や●を検索し、仕様のとおり色付けします

Ctrlキー＋Ｆキーで検索と置換のウインドウが表示されます。

●と★を、それぞれ色付けしましょう。

４　色付けが完了したかを確認したら、記号を一括変換で削除します

５　最後、納品できる状態になったか確認してから完成原稿を納品します

この記事を書いたきっかけ

多くのご依頼ではWord形式で原稿作成をしてほしいと依頼がありますが、ごくまれにExcel形式にて原稿作成をしてほしいと依頼があります。

私の所にも過去数回、Excel形式で原稿作成してほしいとの依頼がありました。

初めての依頼の際、作成し始めはよく調べずに原稿作成し、あまりにも作業時間がかかることが残念でなりませんでした。

当時は納期までかなり時間があったので問題なかったですが、次にExcel形式で納品依頼があった場合にはもう少し手早く作業したいと思ったものです。

その後、ご紹介したような方法で手早く作業できるようになったので、大変助かりました。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。この記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。