テープ起こし・文字起こし屋が考える、会議時間を短縮する方法

　

こんにちは。カナ文字工房の関香奈枝です。
今回は「テープ起こし・文字起こし屋が考える、会議時間を短縮する方法」というテーマで、話を進めていきます。

この記事を最後まで読むと会議時間が短縮できるようなちょっとしたヒントが得られるので、最後までお読みいただけるとうれしいです。

会議・時間短縮運営のための工夫

ここからは、対面でもオンラインでも使える会議時間短縮運営のために必要な工夫をお伝えしていきます。

まずは会議で発話するものの中で、省略するものを決める

（例）
・資料を読み上げる
・役職者のあいさつ
・参加者の自己紹介

コロナ禍になる前は、上記三つの会議の所要時間に占める割合が多い会議が多くありました。

肌感覚ではありますが、中には７割以上が資料読み上げだけで占められている会議もざらだったのです。

参加者の中にはきっと、そうした運営方法を快く思っていない方もいたでしょう。

けれど、はっきりとそうした意見を言うことがはばかられる雰囲気があり、誰も言い出せないまま、会議は長時間続いていたのです。

けれど、コロナ禍においては大きく変わりました。

短時間での開催、資料の事前配付など、時間短縮を求める声が増えてきたのです。

長時間の会議は集中力も続かないし、何より使えそうなアイデアは出てこないのではないでしょうか？

この際ですから新しい生活様式の一つとして、上記三つの省略は継続すると時間の節約や精神安定に役立つ方法ではないかと、個人的には思います。

会議の中で省略するものを決めたら、会議時間短縮のために行動する

工夫には主催者側が行うものと、参加者が行うものとがあります。

ここからは、各項目で実際にどんな工夫があるかをまとめてみました。

資料を読み上げる時間をなくすか減らす工夫

主催者側が行う工夫

・資料は事前に配る
・資料説明を動画にして配布する
・会議中に資料を読む時間を確保し、参加者に黙読してもらう

簡単に会議中に資料を読み上げる時間を省略するのであれば、上記の工夫が考えられます。
会議で発言を始める前に資料を確認してもらうのが、資料説明を省略するポイントのようです。

参加者が協力すること

・資料や説明動画をきちんと確認しておく
・質問したいことがあれば、質疑応答開始時になるべく早く手を挙げること

会議に参加するメンバーとして強力できることは、資料や説明動画をきちんと確認して質問内容を考えておくことです。
議長から意見を求められたら発言ができるように、準備しておくのも大切です。

質疑応答の時間を減らす工夫

さて、ここからは質疑応答の時間そのものを減らす工夫、主催者側が行うもの、参加者が行うもののそれぞれをご紹介します。

主催者側が工夫すること

・会議中は、質疑応答や提案のみ話し合うルールとする
・事前に質問を出してもらい、当日、口頭で回答する

会議の内容から外れた発言を防ぐことで脱線を防ぐとともに、会議の所要時間の短縮になります。

参加者が心がけること

・質疑応答時間が始まったとき、自分が１番先に発言する人になる
・質問がない場合は、感想を短い文章で述べること

私はとある団体でよく司会を担当していたので、司会の立場としての意見を述べます。

質疑応答の際に最初に発言する人が早く現れる会議は会議がスムーズに進み、短時間で終わったように思います。

また質問がない場合は、簡単な感想を簡潔に述べていただけると運営がしやすかったです。

会議のスムーズな運営のためにも、早いタイミングで簡潔に発言するようにするのも協力方法の一つではないでしょうかと、個人的に思います。

別記事に対面での小会議で議事概要をまとめる際の会議時間短縮の工夫をまとめましたので、もしよろしければ合わせてお読みくださるとうれしいです。

・誰にも依頼せず自力で楽にできる！小さな会議の会議録・議事録（議事概要）、作り方をご紹介

・会議中に反対意見が多い人がいて困っていませんか？発言者や発話内容特定に議事録作成用に録音すると宣言するだけで、静かにしてくれる可能性がありますよ

この記事の時代背景と書いたきっかけ

2020年は、新型コロナウイルス感染症の感染拡大を防ぐため、多くの会議やイベントが中止されたり延期されたりしました。

しかし新型コロナウイルス感染症は未知のウイルスであり、治療薬やワクチンが即開発できないこと、外出自粛を続けていると経済が回っていかないことから、人々の生活は感染症拡大防止と経済を回すことの両立を目指す生活へと変化していきました。

そのような中、会議においても新しい生活様式に沿った開催方法が検討・実施されていったのです。

私はコロナ禍でも会議のテープ起こし・文字起こしをしてきましたが、コロナ禍になる前と同じように会議を行おうとしている団体が存在すること、そしてコロナ禍前のように長時間話してしまう人がいることに気付きました。

そして私が感じた会議時間短縮に必要なことをまとめたいと思ったのが、今日の記事を書いたきっかけです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。この記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。

ほかにもリアル会議運営に役立つ情報や、オンラインに役立つ情報も発信しておりますので、併せてお読みいただければうれしいです。