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【悲報】2020年現在、会議終了と同時に発言者と発言内容を特定する議事録作成は不可能

2020/07/31
 
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自己紹介 1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。 地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。 前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。 趣味は洋裁、読書。

こんにちは。カナ文字工房の関香奈枝です。今回は「【悲報】2020年現在、会議終了と同時に発言者と発言内容を特定する議事録作成は不可能」というテーマで、話を進めていきます。

このところ、このブログに「会議終了とともに議事録を完成させたい」というキーワードで訪れてくださる方がいらっしゃるようなので、2020年現在でそのようなことはできるのか?という疑問に、この記事でお答えしていきたいと思います。

2020年現在、会議終了とともに発言を特定する議事録を作成するのは不可能

会議の議事録、会議終了とともにできあがっていたら楽だし、共有もすぐにできて便利です。そして残念ながら、2020年現在ではまだ会議終了とともに発言者と発言内容を特定する議事録作成まではできません。なぜなら2020年の音声認識技術では、完全に発話を正確に文字化することはできないからです。

私が個人的に調べてみた結果、認識率は以下のとおりでした。

ラジオニュースをアナウンサーが読み上げる、スマホとPCをケーブルで接続してリアルタイム認識させる:90%程度
オンラインでの複数人の会話、スマホとPCをケーブルで接続してリアルタイム認識させる:70%程度
静かな部屋で、一般人の私がスマホに向かって一人で話す:85%程度
静かな会議室、複数人でスマホに向かいつつ会話する:50%程度(はっきり言って、手入力したほうが早いです)

正確に発話を文字化できる発言者と発言内容を特定しない議事概要であったとしても、あとから振り返りをする必要があるため、会議終了とともに議事録を完成させるのは不可能です。では、少しでも議事録を早く作成するのは、どうすれば良いのでしょうか。その方法を解説していきたいと思います。

リアル会議での素早い議事録(発言内容と発言者を特定しない議事概要)の記録内容

おおむね以下の内容が書いてあれば問題ないと思われますが、あなたの所属団体のルールに従って書き込んでおきます。

・開催日時、開始時間、終了時間
・参加した人の名前
・決定事項
・終了後からの具体的な行動内容
・次回の開催日時

ルールはそれぞれの団体によって違いますので、確認しておきましょう。

記録の仕方は?

会場や開催方法、利用できる機材によって記録の仕方は変わってきますが、私が想定できる方法を、以下に解説してみました。記録内容で会議の進行状況が変わってしまうことがあるので、しっかりと内容を書き込める人が書記を務めることをおすすめします。

ホワイトボード利用はできるが、アナログな方法しか使えない場合

団体によっては会議会場にPCを持ち込めない場合がありますし、電源が確保できない場所で開催する場合もありますので、アナログな方法を知っていることは役立つと思います。

・話し合った内容をホワイトボードに書きます
・書いた内容を会議終了後に撮影し、いったんそのまま写真を共有します
・あとから撮影内容をPC入力してまとめておくことで、最終的な議事録が作成できます

会場にPCとプロジェクターを持ち込める場合

・PC画面をスクリーンに投影します
・Wordやテキストエディタをホワイトボードのように利用し、話し合った内容を入力します
・入力内容をそのまま議事録とすればOKです

オンラインで会議を行う場合

オンラインであっても、会場にPCとプロジェクターを持ち込める場合と、ほぼ同じです。

・PCの入力画面をスクリーンで共有します
・Wordやテキストエディタをホワイトボードのように利用し、話し合った内容を入力します
・入力内容をそのまま議事録とすればOKです

まとめ

最近では、リアルタイムで議事録をまとめることへのニーズが高まっています。さまざまなことが便利になった現在、瞬時に情報共有することが求められることはどんどん増えていくでしょう。あまり形式にこだわらずに決定事項をまとめるようにすることが、素早く議事録を作成する秘訣です。もしこの記事をお読みのあなたが議事概要を素早く作成しなければならない場合、ちょっとした工夫で情報共有を素早くすることが可能ですので、参考にしていただけたらうれしいです。

そして発言者と発言内容を特定する議事録を作成したい場合、音声認識アプリを使ったとしてもリアルタイムには作成できませんし、時間も手間もかかりますから、外注したい場合はぜひ私までご連絡ください。音声や動画をお送りいただければ、その内容を文字化させていただきます。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。この記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。

私は、以下の方々へテープ起こし代行サービス、手書き原稿からの文字起こしサービス、字幕制作サービスを提供しております。得意分野は行政、福祉、医療分野(特に看護、栄養)ですが、どんな分野の案件でも承っております。

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自己紹介 1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。 地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。 前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。 趣味は洋裁、読書。

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