オンラインで講演会や会議をし、発話内容を楽に議事録（議事概要）にまとめたい！必要な機材や運営法は？
1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。
地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。趣味は洋裁、読書。
1977年11月、神奈川県横浜市生まれ。
地方公務員として保健所勤務、派遣社員として病院勤務を経て2013年9月起業。取材や講演会、セミナーなどの音声を文字化し、それらを活用したい人々に向けて文書を制作している。前職の経験を生かし、医療系、行政系を得意としている。趣味は洋裁、読書。
こんにちは。カナ文字工房の関香奈枝です。
今回は「オンラインで講演会をしつつ、発話内容を楽に議事録（議事概要）にまとめたい！必要な機材や運営法は？」というテーマで、話を進めていきます。
2020年は新型コロナウイルス感染症の影響もあって、テレワークとオンライン化が進みました。
講演会もオンラインのものが増えてきています。
この変化は、さながら明治維新のような感じがするのは私だけでしょうか。
ところでオンラインで講演会や会議をし、発話内容を楽に議事録（議事概要）にまとめたい！と思ったけれど、どんなことをするのか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事を読むと、必要な機材や簡単な運営法が分かりますので、ぜひ最後までお付き合いいただけたらうれしいです。
それでは早速、本編スタートです。
用意するもの
ここからはオンライン講演会を行うにあたり、用意するものを解説していきます。
ＰＣ
お手持ちのもので大丈夫です。
最近出回っているものはデスクトップＰＣでもノートＰＣ
でも、遜色なく使うことができます。
ウェブカメラ
ウェブカメラは外付けでもし、ＰＣに付属しているものを使っても構いません。
私自身もオンラインで交流会をしたことがありますが、ＰＣ付属のもので十分対応可能でした。
ただ、外付けウェブカメラのほうが撮影対象に近づけられたりして便利かなと、個人的には思います。
ネット回線（通信制限のないもの）
通信制限があると、遅延や停止があって聴衆が聴きづらいものとなってしまいます。
必ず、通信制限のない回線を利用しましょう。
もちろん、今までお使いのものがあればＯＫです。
もし通信制限のない回線をこれから利用したい場合には、例として以下がありますので、参考にしていただければと思います。
マイク
ＰＣのマイクを使うとキー操作音が聴衆に聞こえてしまうので、できれば外付けのものを用意したほうが無難と思います。
ヘッドホンか外付けスピーカー
講演会の参加者の周囲にほかの人がいる場合は、ヘッドホンで音声を聞くと情報漏洩を防げて安心かと思います。
部外者にとって、講演会の内容が興味のないものである可能性も十分ありますので、周囲には静かな場所を提供しつつ自分は講演会に集中するためにも、ヘッドホン利用はおすすめです。
周囲に誰もいない場合は、外付けスピーカーを使えば耳の負担は軽くなると思います。
ＰＣの録画設定の確認およびＩＣレコーダーと別カメラの設置
講演会の内容を音声や動画で記録しておきたい場合は、録音・録画ができる機材をＰＣとは別に用意しておきましょう。
ＰＣでうまく録画できなかったときの、スペアになります。
なおオンライン会話の録音方法は別記事にまとめましたので、ご参照ください。
参考記事：オンラインでのインタビュー・講演会・会議を簡単に録音する方法と気を付けるべきこと
講師のプロフィル・講師が用意する資料（ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔなど）・式次第
講師の名前の読み間違えや会の進行をスムーズにするために、必要になります。
準備を怠らないようにしましょう。
特に人の名前の言い間違いは、相手方は地味に気にするものです。
「こんなにやるの？」と思うぐらい、準備をしておいてもし過ぎではないので、十分過ぎる準備をしておきましょう。
その行動が、会の成功を約束してくれます。
事前に打ち合わせをしておく
式次第、講師の資料、終了のタイミングなど、打ち合わせすべきことはリアル会場で講演会をする場合と、ほぼ同じです。
「その場でちょっと質問」がしにくいオンライン講演会、特に司会者と講師が別人の場合、事前打ち合わせをするのは会をスムーズに進めるために必要なことです。
会を成功させるためにも、必ず事前打ち合わせをしておきましょう。
特に、事前の資料共有と固有名詞の読み方を確認することは大切です。
私は以前、リアルな会場で文字起こし活用推進協議会主催の勉強会で講師をしたことがありますが、事前に資料共有をしなければスムーズに会を進めることはできなかったと思っています。
主催者の文字起こし活用推進協議会の皆さま方には、改めてお礼申し上げます。
リアルな会場でさえ準備は大事でしたから、直接会えないオンラインではもっと入念に打ち合わせをしておく必要があります。
本番当日の流れ
開始時間より前に指定のルームを開けます
聴衆が開始時間よりも前に指定のミーティングルームにアクセスできるようにしておくと、おおむね時間どおりに会を始めることができます。
私自身もいくつかの会に出てみましたが、指定時間ぴったりに入室開始にすると混乱することが多かったように思います。
大体15分ぐらい前から入室可能にしておくとスムーズにできるようです。
私の肌感覚ですが、運営者側は開始時間の30分から40分程度早めにビデオ通話アプリを立ち上げたあと、そのまま会を始めれば落ち着いて開催できていたと思います。
参加者がそろったら、ロックをかけておくのを忘れずに
めったにないことではありますが、関係者ではない人がアクセスしてくる例もあったようです。
部外者が荒らしだったりしたら会がめちゃくちゃになってしまいますので、安全のためにも参加者が全員そろったらロックをかけ、ほかの人がアクセスできないようにしておきましょう。
関係者同士でやりとりをしたい場合はチャットを利用します
オンライン講演会をする場合、関係者同士のちょっとした質問でも音声会話をするわけにはいきません。
聴衆に講演内容と関係ない音声が聞こえてしまいます。
そういったことを防ぐためには、チャットを利用してやりとりするようにしましょう。
リアルオフィスで電話対応中の人に、メモを渡すような感じです。
また、チャットの使い方も普段から練習することを、おすすめします。
いつもやっていないことは、その場でいきなりできるようにはなれないのですから。
講演会終了直後
ミーティングルームから退出し、会を終了します。
その後、機材を回収しつつ録音や録画の状態が問題ないかをチェックしましょう。
録音・録画ファイルもハードディスク、ＵＳＢメモリー、クラウドなどにバックアップを取っておくと安心です。
発話内容を文字化します
根気の要る作業ですが、入念に行いましょう。
指定の文字で起こす必要がある場合は、指定に従いましょう。
特に講演会の内容を書籍にする場合は、慎重に行います。
まとめ
ここまでオンラインで講演会をする場合の準備や本番中の動き、講演会終了後の文字化までの流れを解説してきました。
きっとこの流れで行うことで、講演会の文字化が楽になることでしょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。この記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。
ほかにもオンライン利用についてまとめた記事をご紹介しておりますので、合わせてお読みいただけたらうれしいです。
