こんにちは。カナ文字工房の関 香奈枝です。
今回は「議事録を早く仕上げたいけど時間がないので外注したい！テープ起こし事業者に納期を短くしてもらいたいときの依頼者の行動ポイント」というテーマで、話を進めていきます。
会議が続く時期にはほかの業務も忙しいことが多いのではないでしょうか。特に年度末は来年度の準備も控えているため、なるべく作業は減らしたいものです。自分が人事異動の該当者だと、引き継ぎ書の作成などに自分の労料を割きたいと思うのは人情というもの。
議事録作成は、極端に言うと職場外の人でもできます。忙しいときには議事録作成を外注したい！と思う方も多いのではないでしょうか。しかし議事録作成を外注したことがない方は、業者に依頼する際にどのようにしたらスムーズに原稿作成をしてもらえるのか、よく分からないことも多いのではないかと思います。せっかく大事なお金を使って依頼するのですから、正確な議事録が出来上がってほしいですよね。
そこで、今回はテープ起こし事業者をどのように選び、彼らに対して何を伝え、何を渡したらスムーズに原稿が仕上がるのかを解説いたします。
早く納品されるために。テープ起こし事業者に対して行ったほうがいいことは？
１ 事前にテープ起こし事業者を調べ、書き起こしを依頼しておく。
事前に余裕をもって、テープ起こしの依頼先を探して依頼もしておきましょう。録音前に議事録作成を依頼しておくと録音後すぐに作業に取り組んでもらえるので、時間の節約にもなります。
もしあなたが議事録作成をしてほしい分野が法律、医療、科学、建築のものの場合は専門用語が多くなります。テープ起こし事業者はある特定の分野に特化して作業している所と、さまざまな分野を請け負っている所があるので、書き起こし対象音声の分野を得意としている事務所に作成を依頼したほうが、原稿を早く仕上げてくれます。
２ 雑音が入らないように録音機材を設置し、会議を録音しよう
録音時に雑音が入らないように録音をしましょう。雑音が入った音声だと、肝心な発言内容を聞き取れず、聞き取り不能の印がたくさん付いた議事録となってしまいます。雑音がない音声であれば、聞き取り不能の印が付くことなく正確な原稿作成ができますので、きれいな録音へご協力ください。
録音機材の設置で気を付けたほうがいいことは、以下の通りです。
・録音機材の近くに、空調機械、プロジェクターなど風が出るものや、携帯電話やアラーム付き腕時計といった音の鳴るものを置かない。
・電卓やＰＣを使う場合は、録音機材から離れた場所で行う。
・机の上ではなく、床の上に設置する。汚れが気になるときは新聞紙やハンカチを床に敷いた上に録音機材を置いて録音する。
・録音中は、会議の発言以外のおしゃべりを控える。どうしても誰かに連絡しなければならないことがある場合、メモで伝言するなど音声以外の方法で連絡する。
なお、録音機材の設置方法は「正確なテープ起こし原稿制作に欠かせない！雑音なく上手に録音するコツ」でもご紹介しておりますので、参考にしてみてください。
参考記事：正確なテープ起こし原稿制作に欠かせない！雑音なく上手に録音するコツ
３ 書き起こし対象の音声と合わせて会議内容が分かる資料を事業者に提供しよう
テープ起こし事業者は会議の音声を初めて聞くのですから、参加メンバーの顔、名前、どんな声なのかは知りません。ですから音声を聞いただけでは誰が話しているのかを正確に把握することはできません。
またテープ起こし事業者は会議のメンバーではないので、どのような内容について話しているかを理解するのに、音声を聞いただけでは十分に理解できないことがあります。
テープ起こし事業者には次のものを音声と共に提供してください。情報が多く伝わることで、議事録作成を早くできます。
・会議時に配られた資料
・参加者の席次表
・話し始めのメモ
・板書された内容の写真またはメモ
・スライドやPower Pointの内容が分かるもの
・（通訳がいて日本語音声と外国語音声が別々に録音されている場合）外国語のみの音声
上記のものを確認できると、作業する際に誰の声なのかを判別がしやすくなると同時に専門用語を調べる手間が省けるので、会議に参加していないテープ起こし事業者でも作業時間を短く、正確な原稿作成をすることができます。必須ではありませんが、なるべくテープ起こし事業者に情報を提供したほうが正確な議事録を作成できるのです。
今回も、最後までお読みいただき、ありがとうございました。この記事が、あなたの何かに参考になれば幸いです。
当事務所では以下の方々へ、テープ起こし代行サービスを提供しております。
・テープ起こしをしてみてきつかった
・時間がなくて最後までできない
・自分で作成した原稿のチェックをしてほしい
・ほかにも作業がたくさんあるから外注したい
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