議事録を早く仕上げたいけど時間がないので外注したい！なるべく早く、安く外注するためのポイント
こんにちは。カナ文字工房の関 香奈枝です。
今回は「議事録を早く仕上げたいけど時間がないので外注したい！なるべく早く、安く外注するためのポイント」というテーマで、話を進めていきます。
議事録作成は、極端に言うと職場外の人でもできます。忙しいときには議事録作成を外注したい！と思う方も多いのではないでしょうか。しかし議事録作成を外注したことがない方は、業者に依頼する際にどのようにしたら早く、安く書き起こし原稿を作成してもらえるのか、よく分からないことも多いのではないかと思います。せっかく大事なお金を使って依頼するのですから、早く、安く、しかも正確な議事録が出来上がってほしいですよね。
そこで、今回はテープ起こし事業者をどのように選び、彼らに対して何を伝え、何を渡したらスムーズに原稿が仕上がるのかを解説いたします。
早く納品されるために行ったほうがいいことは？
１ 事前にテープ起こし事業者を調べ、書き起こしを依頼しておく。
事前に余裕をもって、テープ起こしの依頼先を探して依頼もしておきましょう。録音前に議事録作成を依頼しておくと録音後すぐに作業に取り組んでもらえるので、時間の節約にもなります。
もしあなたが議事録作成をしてほしい分野が法律、医療、科学、建築のものの場合は専門用語が多くなります。テープ起こし事業者はある特定の分野に特化して作業している所と、さまざまな分野を請け負っている所があるので、書き起こし対象音声の分野を得意としている事務所に作成を依頼したほうが、原稿を早く仕上げてくれます。
また、単価をどのように設定しているかにも着目しておきましょう。多くの業者は単価を１分当たりで設定している場合と、１文字当たりで設定しています。会議参加メンバーの話し方によってどちらの業者にするか、選定がしやすくなります。
２ 雑音が入らないように録音機材を設置し、会議を録音しよう
録音時に雑音が入らないように録音をしましょう。雑音が入った音声だと、肝心な発言内容を聞き取れず、聞き取り不能の印がたくさん付いた議事録となってしまいます。雑音がない音声であれば、聞き取り不能の印が付くことなく正確な原稿作成ができますので、きれいな録音へご協力ください。
録音機材の設置で気を付けたほうがいいことは、以下の記事にご紹介しておりますので、参考にしてみてください。
正確なテープ起こし原稿制作に欠かせない！雑音なく上手に録音するコツ
オンラインでのインタビュー・講演会・会議を簡単に録音する方法と気を付けるべきこと
３ 書き起こし対象の音声と合わせて会議内容が分かる資料を事業者に提供しよう
テープ起こし事業者は会議の音声を初めて聞くのですから、社内用語、参加メンバーの顔、名前、どんな声なのかを知りません。ですから音声を聞いただけでは誰が話しているのかを正確に把握することはできません。
可能な範囲で結構ですので、テープ起こし事業者には次のものを音声と共に提供してください。情報が多く伝わることで、議事録作成を早くできます。
・会議時に配られた資料
・会社の組織図
・参加者の席次表
・話し始めのメモ
・板書された内容の写真またはメモ
・スライドやPower Pointの内容が分かるもの
・（通訳がいて日本語音声と外国語音声が別々に録音されている場合）外国語のみの音声
上記のものを確認できると、作業する際に誰の声なのかを判別がしやすくなると同時に専門用語を調べる手間が省けるので、会議に参加していないテープ起こし事業者でも作業時間を短く、正確な原稿作成をすることができます。必須ではありませんが、なるべくテープ起こし事業者に情報を提供したほうが正確な議事録を作成できるのです。
安く外注するためのポイントは？
１ 会議参加メンバーの話し方によって、依頼する業者を選ぶ
テープ起こし事業者が単価を提示する際、多くの場合は音声１分当たりの場合と１文字○円の場合とに分かれます。
議事録作成を外注する場合、会議の参加メンバーの中に早口な人が多ければ音声１分当たりの単価の会社、ゆっくり話す人や口数が少ない人が多い場合は１文字当たりの単価の会社を選ぶと、料金を安くできる場合が多いです。
議事録作成を外注する際、依頼者側は会議が何分だったかのみに着目しがちですが、参加メンバーの話し方やスピードにも目を向けてみることは、同じ音声を外注するのでも料金を安くすることができるのでおすすめです。
２ 業者には、書き起こし対象から外してもらう部分を依頼時に指示する
以下の場合、思い切って書き起こし対象から外して依頼することをおすすめします。外注料金が驚くほど安く済むことが多いです。また、文字にする部分が減る分だけ、早く書き起こし原稿を仕上げることもできます。
・会議本編とは関係のない雑談
・資料を読み上げている部分
重要な内容が入っている場合は別ですが、会議の内容と関係ない話や、あとから資料を参照すれば済む内容を延々と書き起こすのは、お金がもったいないです。料金を安くを抑えられるよう、書き起こし不要としていただくと良いでしょう。
３ 音声認識アプリを利用して文字化した原稿を修正してもらう
音声認識アプリの認識結果は100パーセント正確ではないため、ある程度文字化した原稿と音声をテープ起こし業者に依頼時に渡すと、単価が安くなります。もしあなたがスマホアプリを会議で使えるのでしたら、スマホを自撮り棒に付けてマイクのようにして使ってみるのも良いかもしれません。または一人スマホ係（？）を決めておいて、話し手にスマホをかざすのも一法です。
最近では、音声認識アプリによる認識率もかなり向上しました。NHKニュースであれば、85~90パーセント程度の精度を出すことも普通になっています。音声認識アプリによる認識結果をもって業者に依頼するならば、一から入力してもらうよりは、ずっと格安で外注することができるでしょう。
この記事を書いたきっかけ
会議が続く時期には、ほかの業務も忙しいことが多いのです。特に年度末は来年度の準備も控えているため、なるべく作業は減らしたいもの。自分が人事異動の該当者だと、引き継ぎ書の作成などに自分の労力を割きたいと思うのは人情というものでしょう。それと迅速に記録をまとめなければならないとしたら、なるべく書き起こし対象箇所を減らす必要があります。
そんな忙しいあなたが議事録を外注する際、ポイントとなる指標があったら事業者を選びやすいかと思いまして、この記事をまとめてみました。もしこの記事が、あなたの何かに役立てば幸いです。
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今回も、最後までお読みいただき、ありがとうございました。
